samedi 28 juillet 2012

Apprendre à maîtriser Dropbox


Cette partie est une introduction à Dropbox et à ses fonctions de base. A la fin de cette page, vous trouverez les astuces avancées pour être plus efficace avec ce service extraordinaire.

Qu'est-ce que Dropbox?

Dropbox est un service de stockage en ligne.

Il met à votre disposition un disque dur sécurisé auquel vous pouvez accéder par internet de manière sécurisée.
Sur ce disque, vous pouvez sauvegarder des fichiers de toutes les sortes.
L’avantage du stockage en ligne est que vous pouvez y accéder de n’importe quel terminal connecté à internet, même si vous n’êtes pas chez vous.
De plus, vous êtes protégé en cas de panne de votre propre disque dur ou en cas de vol de votre ordinateur.
En fait, 50% des pannes informatiques sont des pannes de disque dur.
Sauvegarder ses données est donc une simple question de bon sens.

Astuce pour un premier bonus gratuit sur votre espace de stockage:

En vous inscrivant gratuitement sur Dropbox.com, vous aurez un espace gratuit de 2 Go.
En utilisant ce lien, vous aurez 500 Mo de plus, gratuits, soit un total de 2,5 Go.

Pourquoi Dropbox est le meilleur service

Mais si Dropbox se limitait à cela, ce serait une des pires offres sur le marché:

  • Une offre gratuite anémique. De nombreux services proposent 5 Go gratuits, voire plus (Hubic, par exemple, propose 25 Go gratuits)
  • Une offre payante pas compétitive du tout: 100 Go pour 99$ par an. Et pour 199$ par an, vous aurez droit à 200 Go, de quoi sauvegarder pratiquement tout votre disque dur! Ce n’est pas excessif, mais pas donné face à la concurrence: Mozy ou Hubic, par exemple, sont bien moins chers.
Alors? Pourquoi y souscrire?
Parce que Dropbox est en fait le meilleur service de stockage en ligne sur le marché et que son prix est en fait largement sous-estimé.

Voici les caractéristiques de base de votre compte Dropbox:


  • Téléchargement gratuit de l’application Dropbox.

Cette application crée sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, un dossier Dropbox.
Vous constaterez que ce dossier contient exactement les mêmes fichiers que votre espace Dropbox.
Ce n’est pas un lien vers votre compte Dropbox, c’est l’ensemble de votre espace Dropbox qui a été téléchargé sur votre ordinateur, rangé exactement comme vous l’avez fait sur Dropbox.com.
Mais ce n’est pas tout: ce dossier local Dropbox et votre espace Dropbox sur le web sont liés par un lien invisible qui permet une chose géniale: la synchronisation.

Comment marche la synchronisation sur Dropbox?

La synchronisation, c’est la mise à jour de ces deux espaces (le local et le distant) pour qu’ils soient toujours identiques.

 Exemple: vous avez 3 document Word dans votre espace Dropbox.
Si vous ouvrez le document 1 depuis votre dossier local, que vous le modifiez et que vous le sauvegardiez dans ce même dossier local, alors ce document sera mis à jour dans votre espace sur Dropbox.com. Ainsi, ils seront identiques en local et sur Dropbox.com.
Si vous ajoutez un fichier quelconque dans votre dossier local Dropbox, alors quelques secondes plus tard, vous le retrouverez dans votre espace Dropbox.com.
Inversement, si vous organisez vos fichiers d’une certaine manière ou si vous uploadez un fichier sur Dropbox.com, alors vous le retrouverez dans votre dossier local Dropbox sur votre ordinateur, automatiquement.

Les avantages de la synchronisation:

  • Pas besoin de surveiller que vous avez bien sauvegardé la dernière version de vos documents: c’est automatique.
  • Pas besoin de perdre du temps avec l’interface web pour télécharger un fichier et le renvoyer sur Dropbox.com: c’est automatique si vous travaillez en local.
  • Et si vous voulez que d’autres personnes accèdent à un fichier en dernière version, c’est extrêmement facile, même si vous l’avez modifié depuis votre lieu de vacances.
Car Dropbox permet aussi de partager des dossiers avec d’autres personnes.

Le partage de dossier

Vous pouvez décider de partager un dossier de votre espace Dropbox avec d’autres personnes inscrites chez Dropbox.
Pour partager un dossier, c’est très simple:
Depuis Dropbox.com: créez directement un nouveau dossier partagé depuis l’onglet « Partage » ou allez dans un dossier existant et cliquez sur l’icône « partager ce dossier ».
Entrez les adresses emails des personnes que vous voulez inviter à partager. Si les personnes en question n’ont pas encore de compte Dropbox, alors elles pourront en créer un depuis le lien inclus dans l’email qui leur parviendra...
Depuis votre dossier local Dropbox: faîtes un clic droit sur le dossier à partager et, dans le menu contextuel qui apparaît, allez sur « Dropbox » puis sur « Partager ce dossier ». Vous serez envoyé directement dans l’interface web de Dropbox.com et vous devrez suivre la procédure ci-dessus.

Une fois que vos amis/collègues/famille ont accepté d’accéder au fichier partagé, celui-ci apparaît directement dans leur espace Dropbox.
Ils peuvent consulter le contenu de ce dossier, le modifier s’ils le veulent. C’est une fonction HYPER UTILE si vous voulez envoyer des documents rapidement à plusieurs personnes sans surcharger leur email et surtout c’est indispensable dans le travail si vous êtes plusieurs sur un même projet.

Devenir un pro de Dropbox

Si vous utilisez Dropbox intensivement, vous vous poserez fatalement des questions pertinentes:
Si je supprime un fichier du mon dossier local Dropbox, il est définitivement perdu et impossible à récupérer, car la synchronisation fait en sorte que le fichier est supprimé aussi de votre espace Dropbox.
C’est vrai.
Mais Dropbox, c’est génial: il permet de voyager dans le temps:

Sauvegarder son disque dur avec historique

Dans l’interface web de Dropbox, allez dans l’onglet « Evénements ». Vous verrez la liste des actions effectuées sur votre compte, y compris les suppressions de fichiers.
Pour annuler une suppression, sélectionnez l’action de suppression du fichier que vous voulez récupérer et cliquez sur Restaurer.
C’est cette fonction qui fait que Dropbox est utilisable comme un vrai service de sauvegarde en ligne, comme box.com ou carbonite.com.
Si quelqu’un agit sur un dossier partagé en ajoutant, supprimant ou modifiant un fichier, alors je n’en suis pas informé immédiatement. Je le découvrirai en allant vérifier volontairement le contenu de chaque fichier du dossier partagé.
Là, c’est vrai aussi... mais encore une fois, les événements vous permettent de voir TOUTES les modifications faites dans un dossier, même un dossier partagé.
Est-il nécessaire d’aller dans l’interface web de Dropbox pour voir cela? Non, même pas: il y a un flux RSS disponible qui vous permettra d’être informé de tout changement dans le dossier partagé.

Comment utiliser le flux RSS de Dropbox?

  1. Dans les événements du dossier partagé, cliquez sur le lien « souscrire à ce flux RSS » (en bas).
  2. Une fenêtre popup s’ouvre. Cliquez « copier dans le presse papier ».
  3. A présent, allez dans Google Reader (http://reader.google.com), cliquez sur « s’abonner » (le gros bouton en haut à gauche).
  4. Dans le champ qui apparaît, collez le contenu de votre presse papier et cliquez sur AJOUTER.

Et voilà! Vous serez informé de tous les changements effectués dans le dossier partagé, directement dans Google Reader, accessible depuis n’importe où.

Utiliser Twitter et Dropbox

Une autre solution consiste à utiliser un compte Twitter privé sur lequel vous recevrez les tweets des changements apportés au dossier partagé que vous voulez surveiller.
Créez un compte Twitter privé (cocher la case « protect my tweets »)
Publiez votre flux RSS dans Twitter en utilisant Twitterfeed.

Mais tout ceci n'est que la base de ce que vous pouvez faire avec Dropbox.
Ce merveilleux service est tellement puissant que vous allez pouvoir l'utiliser au quotidien pour gagner un temps fou...

Tout faire avec Dropbox

Grâce à Dropbox, vous pouvez faire tout plus vite, plus facilement et surtout dans toutes les situations, depuis n’importe quel appareil.
Oui, vraiment: N’importe lequel:

  • PC
  • Mac
  • Smartphone
  • Tablette
Essayez ces astuces, vous réaliserez le temps que vous gagnez et vous verrez votre productivité monter en flèche, parce que vous ne serez plus déconcentré par les petites actions pénibles et répétitives.
Tout ça sans vous encombrer de multiples applications: seul Dropbox suffit.

 Que voulez-faire?
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